帳票OCRとは？対応できる帳票とAI-OCRでデータ入力を自動化する方法

申込書、請求書、注文書、点検表などの帳票を受け取った後、担当者が内容を確認し、業務システムへ手入力している企業は少なくありません。帳票の件数が増えるほど、入力時間だけでなく、仕分けや確認、転記ミスへの対応も負担になります。

帳票OCRを利用すると、紙をスキャンした画像やPDFから文字を読み取り、氏名、住所、日付、金額などをデータ化できます。ただし、業務を効率化するには文字の認識精度だけでなく、帳票の種類、必要項目の抽出、読み取り結果の確認、CSV出力、システム連携まで確認する必要があります。

帳票OCRは、帳票を文字データへ変換するだけでなく、後続業務で利用できる形式に整えられるかが重要です。

この記事の執筆・解説

株式会社ショーケース ProTech事業部 マーケティンググループ
小谷野 宏海（こやの ひろみ）

株式会社ショーケース - 本人確認（eKYC）・IC認証・JPKI領域のマーケティング担当｜金融・通信・不動産業界向け本人確認の最新動向を発信

帳票OCRとは

帳票OCRとは、紙の帳票をスキャンした画像やPDFに含まれる文字を認識し、コンピューターで扱えるデータへ変換する仕組みです。申込書の氏名・住所、請求書の請求日・金額、注文書の商品名・数量などを項目単位で取得できます。

帳票には文字だけでなく、表、チェックボックス、バーコード、QRコードなどが含まれる場合があります。対応範囲はOCRサービスによって異なるため、対象帳票に含まれる情報を事前に整理することが必要です。

一般的なOCRとの違い

一般的なOCRは、画像内の文字を認識してテキストへ変換します。文書全体を検索可能にする用途や、画像から文章をコピーする用途に適しています。

帳票OCRでは、文字を読み取るだけでなく、どの文字が氏名、住所、日付、金額などに該当するかを判別し、項目ごとにデータを取得します。

業務システムへ登録する場合は、全文のテキスト化ではなく、必要な情報を項目単位で取得することが重要です。

従来型OCRとAI-OCRの違い

従来型の帳票OCRは、あらかじめ読み取り位置を設定し、その範囲に記載された文字を認識する方式が中心です。同じレイアウトの帳票を繰り返し処理する場合に適しています。

AI-OCRは、機械学習などを利用して文字やレイアウトを認識します。従来型OCRでは読み取りにくかった手書き文字や、発行元によって配置が異なる非定型帳票にも対応しやすい点が特徴です。

ただし、AI-OCRであればどの帳票でも同じ精度になるわけではありません。導入前に実際の帳票を使い、必要な項目が正しく取得できるか確認することが重要です。

帳票OCRで読み取れる主な情報

帳票OCRの対応範囲は、文字の種類だけではありません。製品やサービスによっては、帳票内の表や選択項目、管理コードなども読み取れます。

活字・手書き文字

印刷された活字は、多くの帳票OCRが対象としています。氏名、住所、会社名、商品名、日付、金額などを読み取り、項目ごとのデータとして出力できます。

手書き文字への対応はサービスによって差があります。数字、漢字、ひらがな、カタカナ、英字など、読み取りたい文字種を確認しましょう。枠からはみ出した文字、続け字、訂正線、かすれなどは精度に影響する可能性があります。

表・明細行

請求書や注文書には、品名、数量、単価、金額などが複数行にわたって記載されます。帳票OCRでは、明細行を行単位で取得し、表形式のデータへ変換できる場合があります。

明細行の数が毎回変わる帳票では、固定位置だけでなく、表の構造や繰り返し行を認識できるか確認が必要です。

チェックボックス・バーコード・QRコード

申込書やアンケートでは、チェックの有無が重要なデータになります。また、帳票の管理番号をバーコードやQRコードで管理している場合もあります。

文字以外の情報を業務で使用する場合は、チェック項目やコード類まで読み取り対象にできるか確認しましょう。

OCR対象となる帳票の種類

帳票OCRを選ぶときは、対象書類を「定型」「準定型」「非定型」に分けて考えると、必要な機能を整理しやすくなります。

定型帳票

定型帳票は、項目名と記載位置が毎回同じ帳票です。自社で作成した申込書、アンケート、点検表、勤怠表などが該当します。

読み取り位置を事前に設定しやすいため、同じ帳票を大量に処理する場合に適しています。ただし、スキャン時の傾きや用紙のずれが大きいと、設定した範囲から文字が外れる場合があります。

準定型帳票

準定型帳票は、基本的な構成は共通しているものの、項目の位置や明細行の数などが変化する帳票です。帳票の改訂版や、商品数によって行数が変わる注文書などが該当します。

固定された座標だけで読み取ると、レイアウトの変化に対応できない可能性があります。項目名との関係や表の構造を使って読み取れるかがポイントです。

非定型帳票

非定型帳票は、記載される情報は共通していても、発行元によって項目名や配置が異なる帳票です。取引先ごとに形式が異なる請求書、見積書、納品書などが代表例です。

本人確認書類のように、書類の種類ごとにレイアウトが異なる画像も非定型帳票として扱われます。

非定型帳票では、文字の認識精度に加えて、帳票の種類と項目の意味を正しく判別できるか確認する必要があります。

帳票のデータ入力で残りやすい4つの作業

OCRを導入しても、帳票を読み取る前後に人手が残れば、処理件数に比例して負担が増えます。業務全体を効率化するには、次の4つの作業を確認しましょう。

帳票を種類ごとに仕分ける

請求書、注文書、申込書、添付資料などが同じフォルダや受付経路に混在している場合、OCR処理の前に帳票を種類ごとに分ける作業が発生します。

帳票ごとに読み取る項目や設定が異なるため、担当者がファイルを開いて種類を判断していると、大量処理のボトルネックになります。

複数種類の帳票を扱う場合は、帳票を自動分類して適切な読み取り処理へ振り分けられるか確認しましょう。

読み取る項目を指定する

帳票全体をテキスト化しても、業務システムへ登録する情報がどこにあるか分からなければ、担当者が必要な文字を探すことになります。

氏名、住所、日付、金額、管理番号など、後続業務で使用する項目を決め、項目名と出力形式を設計する必要があります。

OCR結果を目視確認する

画像の状態や文字の書き方によっては、誤読が発生する可能性があります。すべての項目を毎回確認すると、OCRによって入力時間を削減できても、確認作業が残ります。

金額や口座番号など重要度の高い項目、読み取り結果が不確かな項目、画像品質に問題がある帳票など、確認対象を絞ることが重要です。

CSVを加工してシステムへ転記する

OCR結果をCSVで出力できても、列の並べ替え、日付形式の変更、全角・半角の統一などが必要になる場合があります。加工後のCSVを別の管理システムへ手入力していれば、転記作業も残ります。

OCRの出力形式と登録先システムの項目を対応させ、読み取り後の加工や再入力が残らないか確認する必要があります。

帳票OCRを導入するメリット

データ入力の時間を削減できる

帳票OCRを利用すると、担当者が帳票を見ながら一項目ずつ入力する作業を減らせます。処理件数が多い業務や、繁忙期に帳票が集中する業務では、入力時間の削減効果が大きくなります。

入力ミスを減らせる

手入力では、数字の桁間違い、入力漏れ、別の行への転記などが発生する可能性があります。OCRで取得したデータを直接システムへ連携すれば、転記回数を減らせます。

ただし、OCRにも誤読の可能性があります。OCRの導入とあわせて、誤りが業務へ与える影響に応じた確認ルールを設けることが重要です。

帳票データを検索・集計しやすくなる

紙や画像のまま保存された帳票は、内容を横断して検索・集計することが難しくなります。必要項目を構造化データとして保存すると、条件検索、集計、分析、進捗管理などに活用できます。

既存システムへの登録を自動化できる

CSVインポートやAPI連携を利用すると、OCR結果を会計システム、顧客管理システム、審査システムなどへ受け渡せます。

帳票の受領からシステム登録までをつなぐことで、OCR後のコピー＆ペーストや再入力を削減できます。

帳票OCRの精度を高める4つのポイント

OCRサービスが公表する認識精度は、評価対象となる帳票や文字、画像品質、計測方法によって異なります。自社の業務で利用できるかは、実帳票と必要項目を使って確認しましょう。

実際の帳票で精度を検証する

デモ用の帳票で高精度に読み取れても、自社で扱う帳票で同じ結果になるとは限りません。発行元、文字種、レイアウト、撮影・スキャン環境が異なる帳票を用意し、項目ごとに結果を確認します。

導入前には、通常の帳票だけでなく、かすれや傾きがある帳票も含めて読み取り精度を検証することが重要です。

元画像の品質を確認する

低解像度、傾き、ぼやけ、影、反射、見切れなどは、OCRの認識精度に影響します。FAXで受信した帳票では、文字のつぶれやノイズが発生することもあります。

スキャンや撮影のルールを整えるほか、OCR処理前に画像品質を判定し、不備がある帳票を検知できる仕組みも有効です。

必要な読み取り項目を明確にする

帳票内のすべての文字を読み取る必要があるとは限りません。後続システムへ登録する項目、必須項目、目視確認が必要な項目を整理します。

業務で使用する項目に絞って精度を評価すると、OCRが実運用に適しているか判断しやすくなります。

表記揺れとデータ形式を整える

同じ内容でも、全角・半角、ハイフンの有無、日付形式、法人格の表記などが異なる場合があります。OCRで文字を正しく読めても、登録先システムの形式と一致しなければ加工が必要です。

郵便番号、電話番号、日付、金額などの形式を統一し、必要に応じてマスターデータとの照合や補正を行います。

帳票OCRを選ぶ7つのポイント

帳票OCRを比較するときは、認識精度だけでなく、対象帳票と実際の業務フローに合うかを確認しましょう。

帳票追加時の運用方法も確認する

OCRサービスには、利用企業が管理画面で読み取り位置を設定する方式と、サービス提供会社が帳票設定を行う方式があります。

自社で頻繁に帳票を追加したい場合は管理画面型が適しています。一方、帳票設定や精度調整を自社担当者だけで行うことが難しい場合は、提供会社が設定を支援する方式が候補になります。

機能の多さだけでなく、自社の担当者、帳票追加の頻度、設定にかけられる工数まで含めて確認しましょう。

帳票OCRを業務へ組み込む流れ

帳票OCRを導入するときは、製品を選ぶ前に対象業務を整理します。帳票の入口からデータの登録先までを明確にすると、必要な機能を判断しやすくなります。

対象帳票と処理件数を整理する

帳票の種類、ファイル形式、ページ数、月間件数、処理頻度、繁忙期の件数を整理します。紙、PDF、スマートフォン撮影画像、FAXなど、帳票の受け取り方も確認します。

抽出する項目を決める

後続業務で必要な項目を洗い出し、必須項目、任意項目、確認が必要な項目に分けます。登録先システムの項目名とデータ形式も対応させます。

実帳票で読み取り精度を検証する

発行元や記入者が異なる帳票を複数用意し、必要項目の読み取り結果を確認します。誤読件数だけでなく、誤りが発生したときの修正方法や再処理方法も確認します。

CSV・APIの連携方法を決める

定期的にデータをまとめて登録する場合はCSV、受付後すぐに処理する場合やサービスへ組み込む場合はAPIが候補になります。

OCR側の出力項目と登録先システムの項目を対応させ、エラー時の処理まで決める必要があります。

帳票OCRについて相談する

ProTech AI-OCRで帳票処理を効率化

ショーケースの「ProTech AI-OCR」は、画像やPDFに含まれる文字を読み取り、必要な項目を業務で利用できるデータとして返却するAI-OCRです。

文字の読み取りだけでなく、帳票の分類、画像品質のチェック、必要項目の抽出、マスキング、CSV・APIによるシステム連携まで、帳票処理の前後工程を支援します。

定型・非定型を問わず必要項目を抽出

申込書、請求書、本人確認書類など、レイアウトが異なる帳票から、業務に必要な項目を取得できます。帳票全体をテキスト化するのではなく、氏名、住所、日付、金額などを項目単位のデータとして返却します。

ProTech AI-OCRは、定型・非定型・手書き帳票の読み取りに対応し、読み取り精度99％以上の実績があります。

帳票分類・画像品質チェックに対応

複数種類の帳票が混在する場合は、帳票の種類を判別して適切な読み取り処理へ振り分けられます。また、傾き、ぼやけ、見切れなど、OCR結果へ影響する画像品質のチェックにも対応します。

OCR処理前の仕分けや画像確認まで自動化することで、担当者が一件ずつファイルを確認する作業を減らせます。

CSV・JSON・APIで既存システムへ連携

CSVを利用した大量処理に対応しており、実際の運用では一度に1,200件を処理した実績があります。1,200件はシステム上の最大件数ではなく、これまでに対応した処理実績です。

APIで提供しているため、読み取り結果を項目単位のJSON形式で取得し、基幹システム、顧客管理システム、審査システムなどへ組み込めます。

マスキングなどOCR後の処理にも対応

帳票内の文字と位置を認識し、個人情報などの対象範囲をマスキングする処理にも対応できます。必要情報のデータ化と、画像内の不要情報を隠す処理を一つのフローとして設計できます。

ProTech AI-OCRが向いているケース

導入前に確認したい点

ProTech AI-OCRは、利用企業が管理画面上で新しい帳票や読み取り項目を自由に設定する方式ではありません。新しい帳票の追加や読み取り設定は、ショーケース側で対応します。

帳票を頻繁に自社で追加・変更したい場合は、管理画面型のOCRが適することがあります。一方、対象帳票と取得項目が定まっており、読み取りからシステム連携まで業務に合わせて組み込みたい場合は、ProTech AI-OCRが候補になります。

無料トライアルをご希望の場合は、対象帳票、処理件数、取得したい項目を添えてお問い合わせください。

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帳票OCRについてよくある質問

まとめ｜帳票OCRは読み取り後の業務まで確認する

帳票OCRを利用すると、紙やPDFから必要な項目を取得し、データ入力の時間や転記ミスを減らせます。一方、文字を読み取るだけでは、帳票の仕分け、目視確認、CSV加工、システム登録などの作業が残る場合があります。

ProTech AI-OCRでは、対象帳票や取得項目、処理件数、連携先を確認したうえで、読み取りからシステム連携までご相談いただけます。

ProTech AI-OCRで帳票のデータ入力を効率化