株式会社アールナイン様　左から石川様、大野様、佐藤様、志田様

株式会社アールナインは、2009年7月に設立された企業の人事・採用コンサルティング支援を行っている企業です。採用コンサルティングをはじめ、採用実務アウトソーシング、社外面談代行、教育研修、国際キャリアコンサルティング協会の運営など、企業の採用・人材に関する幅広いサービスを提供しています。 企業が抱える採用・定着に関する課題に寄り添い、企業自らが前に進める仕組みづくりを支援する株式会社アールナイン。

本インタビューでは、パートナーサポート部の大野様、システム部の佐藤様、志田様、石川様に「ProTech ID Checker」導入の背景と実際の運用状況、今後期待する機能などについて伺いました。

「本当に本人であること」を客観的に証明できる仕組みが必要だった

ー「ProTech ID Checker」を導入した背景や、きっかけとなった課題を教えてください。

導入のきっかけは、クライアント様の定期監査で、パートナーの本人確認についてご要望をいただいたことです。

当社は、フリーランスや副業の方々を「パートナー」として迎え、採用代行業務を再委託するサービスを提供しています。クライアント様からの定期監査依頼をきっかけに、パートナーの方が「実際に本人であるか」「身元が適切に確認できているか」という点について、確認を要する場面が増えてきました。

これまでも、パートナーサポート部が面談を行い、履歴書などをご提出いただくことで確認をしていました。ただ、それだけでは「本当にご本人であること」を公的な証明書類などで確認し、客観的に証明するところまでは十分にできていませんでした。そのため、定期監査の際に「本人確認をきちんと行っていることを示してほしい」とご要望をいただいた際、客観的に証明できる仕組みがないことが課題となりました。

近年のコンプライアンスの観点から、そうした委託元のクライアント様から本人確認を求められるケースも増えており、社内としても本人確認の仕組みを整備する必要があると考え、急いで対応策の検討を始めました。

一方で、本人確認書類などの個人情報を当社が取得・管理することには、社内でも慎重な意見がありました。だからこそ、本人確認を行うのであれば、担当者が個別に確認するのではなく、専用のシステムを利用して適切に管理する形が望ましいと考えました。そこで、本人確認サービスについて調査したという訳です。

ー導入に際して、どのような比較検討を行いましたか？

まず重視したのは、実際に利用するパートナーと、社内で確認を行う管理者の双方にとっての使いやすさです。ユーザー側の操作が複雑にならないことに加え、管理画面も直感的に操作でき、スムーズに利用できるサービスを探しました。

また、今回の導入は急遽検討を始めたこともあり、あらかじめ予算を確保していたわけではありません。そのため、料金体系が明瞭で、当社の利用規模や状況に合った料金設定であることも重要なポイントでした。

さらに、検討を進める中では、当社が現在利用しているシステムとの連携のしやすさも確認しました。本人確認を新たに導入する以上、既存の業務フローやシステムとの連携がスムーズにできることは、最低限必要な条件だと考えていました。

ミニマムスタートと柔軟なシステム連携が選定の決め手に

ー選定の決め手は何だったのでしょうか？

決め手になったのは、従量課金によってミニマムスタートできる料金体系です。利用人数を前提とした料金体系よりも、実際の利用状況に応じて費用が発生する従量課金の方が、現在の当社の運用にフィットしていると感じました。加えて、既存システムとの連携のしやすさも大きなポイントでした。

最終的には2社ほどに絞って比較しましたが、当社のシステムとの親和性や、データ連携が実際に可能かどうかを仕様面から確認していく中で、「ProTech ID Checker」の方が当社の環境に合わせやすいと感じました。

特に、管理画面上で本人確認結果を修正できることや、その結果を自社システムへプッシュ通知で返せることなど、既存の業務フローに合わせて柔軟に設定できる点が魅力でした。設定項目もかなり柔軟に用意されていて、「このような方法で認証させたい」という要望にも対応できる設計になっていました。

また、画面構成が分かりやすく、操作に迷いにくい点も印象に残っています。実際に導入を進めてからも、パートナーから「操作方法が分からない」といった機能面に関する問い合わせは現在のところ0件*です。（※取材時点）

導入前は本人確認の仕組みを新たに導入することで、パートナーからの問い合わせ対応が増えるのではないかと心配していましたが、問い合わせなくスムーズに利用してもらえていることは、非常にありがたいと感じています。

ー導入の効果としてはいかがですか？

これまで本人確認の仕組み自体を導入していなかったため、導入前後で単純に比較することはできませんが、現在の利用状況として認証完了率は約87％です。特に大きなトラブルもなく、基本的には自動認証でスムーズに完了しています。これまで不足していた本人確認の仕組みを整えることができました。

また、導入のきっかけとなったクライアント様の定期監査からわずか1年でシステム導入を実現し、今年の定期監査では本人確認の対応状況について進捗をご報告することができました。1年という期間で実際に仕組みを整備し、進捗をお伝えできたことは、当社としても大きな成果だったと感じています。

直感的な操作性と柔軟なシステム連携が、日々の運用を支える

ー「ProTech ID Checker」の良いと感じていらっしゃるポイントを教えてください。

まず、管理画面が使いやすく、迷わず操作できる点です。いずれの部署においても、日頃、本人確認だけを担当しているわけではなく、他にも定常業務があります。そうした中で、サクサク操作ができ、必要な作業をスムーズに進められることは、大きなメリットだと感じています。

また、自社システムとの連携を含めて、希望する業務フローに合わせて設計しやすい点も利点に感じています。当社ではウェブフックを利用して、本人確認の結果などを自社システムへ連携しています。本人確認が完了したタイミングだけでなく、管理画面上でステータスを変更した際にも通知を受け取れるため、想定していた運用フローに合わせやすいと感じました。

システム面では、保守や監視のしやすさもポイントでした。サービスによっては、さまざまな機能がパッケージ化されており、導入自体は簡単でも、時間が経って担当者が変わった際に「この仕組みは何のために入っているのか分からない」という状態になる可能性があると考えます。

その点「ProTech ID Checker」は、自分たちの業務フローに合わせて設定しながら、システム上で何をしているのかを把握しやすいと感じました。長期的に運用していくうえでも、この分かりやすさは大きなポイントだと思います。

ー「ProTech ID Checker」に期待することや、サービスの改善点などがあれば教えてください。

実際に運用する中で、いくつか改善していただけると嬉しいと感じている点があります。

ー今後の目標について教えてください

私たちの事業では、求職者の情報をはじめ、機密性の高い情報を取り扱う機会が多くあります。また、その情報をパートナーが直接取り扱うケースもあります。

だからこそ、さまざまなステークホルダーの皆さまが安心して業務に取り組める環境を整えていきたいと考えています。クライアント様に対しても、「本人確認をきちんと行ったうえで業務を行っている」という安心材料を提供していきたいです。

そうした取り組みを積み重ねることで、既にご登録いただいているパートナーの方はもちろん、将来的にパートナー登録を検討される方にも、「本人確認もしっかり行っている会社だから安心できそう」と感じていただき、選んでいただきやすい環境につなげていければと思っています。そのためにも、「ProTech ID Checker」の機能を活用しながら、本人確認を確実に行える仕組みをさらに整えていきたいです。