注文書入力をAI-OCRで自動化｜受注処理から基幹システム連携まで解説

取引先からFAX、メール、紙などで届く注文書を確認し、商品名、数量、納期などを受注管理・販売管理システムへ入力している企業は少なくありません。注文が集中する時間帯や繁忙期には、入力の遅れや転記ミスが出荷・納品にも影響します。

AI-OCRを利用すると、注文書に記載された文字や明細を読み取り、受注登録に利用できるデータへ変換できます。ただし、文字を読み取るだけでは受注処理全体の自動化にはなりません。取引先の特定、商品コードとの対応、読み取り結果の確認、基幹システムへの登録まで含めた設計が必要です。

注文書入力を自動化するには、AI-OCRによる読み取りだけでなく、確認・マスタ照合・基幹システム連携まで一連の受注処理として設計することが重要です。

この記事の執筆・解説

株式会社ショーケース ProTech事業部 マーケティンググループ
小谷野 宏海（こやの ひろみ）

株式会社ショーケース - 本人確認（eKYC）・IC認証・JPKI領域のマーケティング担当｜金融・通信・不動産業界向け本人確認の最新動向を発信

注文書入力に手作業が残りやすい理由

Web受注やEDIを導入していても、すべての取引先が同じ方法で注文するとは限りません。取引先の都合や商習慣によって、FAX、メール添付、紙、Webフォームなど複数の受領経路が併存します。

受注側では、届いた注文書を確認し、必要な情報を販売管理システムなどへ登録します。注文書の形式が統一されていないほど、人による判断と入力が残りやすくなります。

FAX・メール・紙など受領経路が混在する

FAXは複合機、PDFはメール、紙は営業担当者から受け取るなど、注文書が複数の経路へ分散すると、回収や進捗管理にも手間がかかります。担当者が注文書を探し、ファイル名を変更して保存する作業が発生する場合もあります。

取引先ごとにレイアウトが異なる

注文番号、注文日、品番、商品名、数量、単価、納期、納品先など、必要な項目は共通していても、記載位置や表の構成は取引先ごとに異なります。

注文書のレイアウトが統一されていない場合は、定型帳票だけでなく、非定型帳票に対応できるAI-OCRが必要です。

取引先の商品名と自社の商品コードが異なる

取引先独自の品番、略称、旧商品名などで注文されると、自社の商品マスタを検索してコードへ置き換える作業が必要になります。文字を正しく読み取れても、どの商品として登録するか判断できなければ受注データは完成しません。

入力後にも確認と登録作業が残る

注文内容の確認、在庫や納期の確認、商品コードの特定、基幹システムへの登録など、注文書を読んだ後にも複数の工程があります。そのため、OCRの導入だけでは担当者の負担が十分に減らないことがあります。

現在の業務を「受領・読み取り・照合・確認・登録」に分け、手作業が残っている工程を確認しましょう。

注文書OCRとは

注文書OCRとは、紙、FAX、PDF、画像などで届く注文書の文字を認識し、受注処理に利用できるデータへ変換する仕組みです。注文書全体を文章として文字化するだけでなく、注文番号、商品名、数量、単価、納期などを項目単位で取得します。

取引先から送られる書類は「注文書」「発注書」「オーダーシート」など複数の名称で呼ばれます。本記事では、受注側が受け取って入力する書類をまとめて注文書と表記します。

一般的なOCRとの違い

一般的なOCRは、画像に含まれる文字をテキストへ変換する機能が中心です。注文書OCRでは、文字認識に加えて、どの値が取引先名、品番、数量、納期なのかを判別し、明細の行と列の関係を保ったデータ化が求められます。

AI-OCRが注文書入力に適している理由

AI-OCRは、さまざまなレイアウトや文字画像を学習したAIを利用して項目を認識します。そのため、取引先ごとに書式が異なる注文書や、印字と手書きが混在する注文書にも対応しやすい点が特徴です。

ただし、対応できるレイアウト、明細表、手書き文字、画像品質はサービスによって異なります。サービスの公表精度だけで判断せず、実際に届く注文書で必要項目を読み取れるか確認することが重要です。

注文書入力をAI-OCRで自動化する流れ

注文書入力の自動化は、OCRによる文字認識だけでは完結しません。注文書の受領から基幹システムへの登録までを、次の流れで設計します。

1．注文書をデータで受領する

FAXを複合機でPDF化する、メール添付を指定フォルダへ保存する、紙をスキャンするなど、注文書をOCRへ渡せる画像・PDFデータにします。

自動受信やフォルダ監視と組み合わせれば、担当者が一件ずつアップロードする作業も減らせます。利用するOCRがどの受領方法と連携できるか確認します。

2．注文書の種類と画像品質を確認する

複数種類の書類が混在する場合は、注文書かどうか、どの取引先の書式かを判別します。FAXのかすれ、傾き、見切れ、低解像度などがある場合は、OCR処理前に再受領や確認が必要です。

3．ヘッダー情報と明細を読み取る

取引先名、注文番号、注文日、納品先などのヘッダー情報と、品番、商品名、数量、単価、金額、納期などの明細情報を取得します。

注文書では文字認識だけでなく、複数行の明細を正しい列へ対応させて取得できるか確認しましょう。

4．読み取り結果を確認・補正する

読み取りに不安がある項目、必須項目の未記入、桁数や形式が合わない値などを確認します。すべての項目を目視確認すると負担が残るため、金額、数量、納期など影響が大きい項目やエラーだけへ確認を絞ります。

5．商品マスタと対応させる

注文書上の商品名・品番を、自社の商品コードへ対応させます。完全一致だけで対応できない場合は、取引先別の対応表、過去の登録情報、候補検索などを組み合わせます。

商品マスタとの照合はOCRとは別の処理です。OCRからどの値を取得し、連携先でどのようにコード変換するかを設計します。

6．基幹・販売管理システムへ登録する

確定した受注データをCSV、API、RPAなどで登録します。登録後の受付番号、エラー、処理結果を取得できるようにすると、二重登録や登録漏れを防ぎやすくなります。

注文書の画像と登録された受注データを紐づけ、後から確認できる状態にしておくことが重要です。

注文書の読み取りについて相談する

AI-OCR導入後にも残りやすい4つの作業

注文書を読み取れるようになっても、業務設計によっては担当者の作業が残ります。導入前に、自動化する範囲を確認しましょう。

注文書を一件ずつ投入する作業

OCRの処理が速くても、FAXやメールからファイルを取得し、一件ずつアップロードする作業が残る場合があります。自動取込、一括処理、処理済みファイルの管理方法を確認します。

読み取り結果を全件確認する作業

すべての項目を原本と照合すると、入力が確認へ置き換わっただけになります。入力規則に合わない値や、重要項目、認識に不安がある項目へ確認を絞れるかが重要です。

商品コードへ変換する作業

取引先の品番や商品名と自社コードが一致しない場合、担当者が商品マスタを検索する作業が残ります。取引先別の対応表を整備し、照合できない場合だけ人が確認する運用を検討します。

基幹システムへ再入力する作業

OCR結果を画面で確認できても、基幹システムへ手入力していれば十分な効率化にはなりません。CSVインポート、API、RPAの利用可否を確認します。

AI-OCRの導入効果は、読み取り精度だけでなく、受領から受注登録までに残る人の操作で判断しましょう。

注文書の読み取り精度を高めるポイント

実際の取引先から届いた注文書で検証する

社内で作成したきれいなサンプルだけでなく、実際に受信したFAX、PDF、スキャン画像を使います。主要取引先だけでなく、レイアウトや画質の異なる注文書も含めます。

明細単位で必要項目を確認する

注文番号や取引先名が正しくても、明細行のずれや数量・単価の入れ替わりがあると受注登録には利用できません。全文字の正解率ではなく、受注に必要な項目が正しく取得できた割合を確認します。

FAX・撮影画像の品質を確認する

FAXのかすれやノイズ、スキャンの傾き、撮影時のぼやけ・影・見切れは認識結果へ影響します。画像品質を自動判定できれば、読み取れない注文書を後工程へ流す前に止められます。

手書きの訂正・追記を含めて試す

数量、納期、備考などが手書きで追記される場合は、活字部分とは別に精度を確認します。訂正線や欄外への記入を機械的に判断できない場合は、人が確認する条件を決めます。

通常の注文書だけでなく、かすれ・手書き・訂正・複数ページなど実運用で発生するケースを含めて検証しましょう。

注文書データを基幹システムへ連携する方法

CSVで一括登録する

基幹・販売管理システムにCSVインポート機能がある場合は、OCR結果を指定形式へ整えて一括登録できます。日次や時間帯ごとにまとめて処理する業務に適しています。

列名、並び順、文字コード、日付形式、必須項目など、登録先の仕様に合わせる必要があります。

APIで自動連携する

OCRと基幹システムの双方がAPIに対応している場合は、注文書の読み取り結果を自動で受け渡せます。受付後すぐに処理したい場合や、自社の受注画面へOCRを組み込む場合に適しています。

API連携では、正常時だけでなく、必須項目の不足や登録エラーが発生した場合の返却・再処理方法まで確認しましょう。

RPAで画面入力する

登録先にCSVインポートやAPIがない場合は、RPAで画面操作を自動化する方法があります。AI-OCRで取得したデータをもとに、RPAが基幹システムの入力欄へ転記します。

画面レイアウトの変更によって設定修正が必要になるため、保守方法も含めて検討します。

AI-OCR・RPA・APIの役割分担については、「データ入力を自動化する方法｜AI-OCR・RPAの違いと選び方」も参考にしてください。

注文書向けAI-OCRを選ぶ4つの基準

注文書入力を自動化するサービスは、読み取り精度の数値だけでは比較できません。実際の注文書を使い、入力から受注登録までの業務全体を次の4つの基準で確認します。

注文書向けAI-OCRは、文字を正しく読むだけでなく、受注登録に使えるデータへ変換し、人が確認する範囲を絞れるかで判断しましょう。

実際の注文書で無料トライアルを相談する

ProTech AI-OCRで注文書入力とシステム連携を効率化

ショーケースの「ProTech AI-OCR」は、画像やPDFに含まれる文字を読み取り、必要な項目を業務で利用できるデータとして返却するAI-OCRです。

注文書の文字認識だけでなく、書類判別、画像品質チェック、項目抽出、CSVによる大量処理、APIによる既存システムへの組み込みを支援します。

取引先ごとに異なる注文書から必要項目を取得

定型・非定型・手書きの書類に対応し、注文番号、取引先名、品番、商品名、数量、単価、納期など、受注処理に必要な項目を取得できます。

ProTech AI-OCRは、定型・非定型・手書き書類の読み取りに対応し、読み取り精度99％以上の実績があります。

書類判別と画像品質チェックに対応

複数種類の書類が混在する場合は書類の種類を判別し、適切な処理へ振り分けられます。また、見切れや鮮明度など、読み取り結果へ影響する画像品質も判定できます。

注文書の仕分けと画像確認まで効率化し、人が一件ずつファイルを開く作業を減らせます。

CSV・JSON・APIで後続システムへ連携

CSVを利用した大量処理に対応しており、一度に1,200件を処理した実績があります。1,200件はシステム上の最大件数ではなく、これまでに対応した処理実績です。

APIでは、読み取った情報を項目単位のJSON形式で取得できます。商品マスタとの照合や受注登録については、利用中の基幹・販売管理システムの仕様に合わせて連携方法を設計します。

ProTech AI-OCRが向いているケース

導入前に確認したい点

ProTech AI-OCRは、利用企業が管理画面上で新しい帳票や読み取り項目を自由に設定する方式ではありません。新しい帳票の追加や読み取り設定は、ショーケース側で対応します。

取引先の注文書を頻繁に自社で追加・設定したい場合は、管理画面型のOCRが適することがあります。一方、主要な注文書と取得項目が定まっており、読み取りからシステム連携まで業務へ組み込みたい場合は、ProTech AI-OCRが候補になります。

無料トライアルをご希望の場合は、実際の注文書、月間処理件数、取得したい項目、登録先システムを添えてお問い合わせください。

注文書入力の自動化についてよくある質問

まとめ｜注文書入力は受注登録まで一連で自動化する

AI-OCRを利用すると、FAX・メール・紙で届く注文書から、注文番号、品番、商品名、数量、単価、納期などを取得し、手入力を減らせます。

一方、注文書の読み取りだけでは、商品コードの確認や基幹システムへの登録が人手に残る場合があります。導入時は、注文書の受領から受注登録までの工程を整理することが重要です。

注文書入力は、AI-OCRで文字を読み取ることではなく、正しい受注データを基幹システムへ登録できる状態まで自動化することが重要です。

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