なお、事業者によっては対面確認の際に事業内容のヒアリング（面接審査）を同時に行うケースもあります。他の会員と同一住所を共有するサービスの性質上、社会的信用が確認できない場合や事業目的が不明瞭な場合は、審査否認となることもあるため注意しましょう。

対面での本人確認には、次のようなメリット・デメリットがあります。

・利用者と本人確認書類を目の前で照合できるため、なりすましや架空契約のリスクを大幅に低減できる
・記入漏れや書類の不備があっても、担当者がその場でフォローできるため手続きがスムーズに完了する
・本人確認と契約手続きを同時に完了できるため、利用開始までのリードタイムが短くなる

・営業時間や場所の制約があり、仕事で多忙なユーザーには時間調整が負担になる
・1人あたりの対応に時間がかかるため、混雑時は処理件数が限られ、スケーラビリティが低い
・物理的な出向が不要な点がバーチャルオフィスの強みであるため、対面必須の場合は運用コンセプトと相反する
・地方在住や遠方の利用希望者にとってハードルが高い

バーチャルオフィスで対面本人確認を採用する際は、セキュリティの確実性と利用者の利便性のバランスを考慮し、対面とオンライン（eKYC）を併用する運用体制が現実的な選択肢となるでしょう。

郵送（転送不要郵便による住所確認）

郵送による本人確認とは、バーチャルオフィス事業者が契約者の現住所宛に転送不要郵便を送付し、その郵便が確実に届くことで住所の実在を証明する方法です。

転送不要郵便とは、郵便局に転送届が提出されていても転送されない郵便を指します。宛先住所に届かない場合はそのまま差出人（事業者）に返送されるため、 受け取れた場合は、その住所に契約者が確かに居住・在所していることの証明となります。

犯収法では、書類の提出に加えて現住所への居住確認も義務付けられており、転送不要郵便はその主要な手段の一つとして広く採用されています。なお、法令上は転送不要郵便のほか、本人限定受取郵便による確認方法も認められており、事業者によって対応方法が異なる場合も少なくありません。

郵送による本人確認の一般的な流れは次の通りです。

郵送での本人確認の場合も、個人での契約であればマイナンバーカードや運転免許証などのコピー、法人の場合は履歴事項全部証明書や顔写真付き身分証明書などのコピーが必要となります。

転送不要郵便で本人確認を行う場合、次のようなメリット・デメリットがあります。

・非対面で住所の実在性を確認できる
・導入コスト・システム開発が不要のため、小規模事業者でも低コストで導入できる
・インターネット環境がないユーザーにも対応できる
・実在しない住所や他人の住所での登録を物理的に防ぐことができ、重複契約や詐欺的利用の抑制に効果的

・郵便物の送付・返送確認・書類の突合・不備対応・再送など細かい事務作業が多く、事業者にとって負担が大きい
・利用者にとっても書類のコピーや記入、郵便の受取（不在の場合は再配達依頼など）が必要で、多忙なユーザーには負担となる
・郵便の配達・返送に数日かかるため、対面やeKYCと比べてサービス開始までのリードタイムが長くなる
・個人情報を含む紙書類の保管場所の確保、紛失・破損防止対策、厳重なセキュリティ管理が必要になる
・住所入力ミスがあると郵便が届かず手続きが滞ってしまう

郵送による住所確認は確実性と低コストが魅力である一方、手続きの完了までに時間がかかるという特性上、急ぎの契約には向きません。また、事業者・ユーザーの双方にとって手間が増えてしまいます。

顧客満足度を下げないためにも、対面やeKYCと組み合わせた、複数の本人確認手段を用意しておく必要があるでしょう。

オンライン本人確認（eKYC）

eKYC（Electronic Know Your Customer）とは、スマートフォンやPCを使ってオンライン上で本人確認を完結させる方法です。2018年の犯収法改正により、オンラインでの本人確認が正式に認められました。来店・郵送が不要で、最短即日で手続きが完了するため、バーチャルオフィス事業者への導入も広がっています。

eKYC本人確認を行う場合、メリット・デメリットは次の通りです。

・スマートフォンさえあれば、24時間どこでも本人確認が可能で、来店不要・郵送不要のため利用者の利便性が大幅に向上する
・書類の郵送・保管・手作業による照合が不要になり、人件費や紙・印刷コストを削減できる
・対面や郵送と比べてサービス開始までのリードタイムを大幅に短縮できる
・顔認証・AI照合により高精度な不正検知が叶う
・犯収法などの法令に準拠した対応が可能

・システム導入・運用にコストがかかる
・ITリテラシーが低い利用者が離脱しやすい
・顔写真付き身分証明書がない人は利用できない
・顔写真や身分証データをオンライン上で送受信するため、厳格なセキュリティ対策が不可欠

eKYCは利便性・スピード・コスト効率の面で優れており、バーチャルオフィスとの親和性が最も高い本人確認手段です。導入時はセキュリティ対策の整備とITリテラシーの低い利用者へのサポート体制をあわせて検討しましょう。

▼eKYCについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください▼

eKYCとは？オンライン本人確認の概要や対応方法を解説

バーチャルオフィスでeKYCが注目される理由

契約手続きのオンライン化が進む中、本人確認だけを対面や郵送で行う必要があることが、申込完結までの大きなボトルネックとなっていましたが、eKYCはこの課題を解決できる手段として注目されています。

eKYCが注目される主な理由は次の4点です。

契約をオンラインで完結できる

バーチャルオフィスは物理的な来店を前提としないサービスです。eKYCの導入により、申込から本人確認・契約成立までの全プロセスをオンライン上で完結できるため、利用者の利便性が大きく向上します。

手続きの大幅な時間短縮

従来の郵送確認では、書類の往復に数日〜1週間かかることがありました。一方eKYCなら、最短即日で本人確認が完了します。事業者にとっても書類管理や転送不要郵便の発送コストが削減でき、業務効率化につながるでしょう。

不正・なりすましを防ぎやすい

eKYCは本人確認書類の画像とその場で撮影したセルフィーを照合する仕組みのため、偽造書類や第三者によるなりすましが技術的に難しくなっています。犯罪への悪用リスクを抑えながら、厳格な審査を実現できるのが特徴です。

申込離脱の防止

対面来店や書類郵送が必要だと、手続きの煩雑さからユーザーが申込を途中で諦めるケースも少なくありません。eKYCを導入することでスムーズな申込体験が提供でき、契約完了率の向上にもつながります。

オンラインにおける本人確認業務の効率化・犯収法への適切な対応のどちらも実現できる方法なので、バーチャルオフィスでの本人確認にeKYCは適しているといえるでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスにおける本人確認は、犯収法に基づく法的義務であり、対面・郵送・eKYCの3つの方法から選択できます。

なかでもeKYCは利便性・スピード・不正防止の観点から最も親和性が高く、今後の主流となる手段のため、まだ導入していない場合はなるべく早めに検討する必要があるでしょう。

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